采購(gòu)、付款審計(jì)10大要點(diǎn)
泛泛 / 文
采購(gòu)與付款循環(huán)審計(jì)要點(diǎn)
企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)有大有小，但無(wú)論大小都是作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，畢竟“巧婦難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有生產(chǎn)材料或者辦公用具，相信沒(méi)有企業(yè)會(huì)不關(guān)注自己的采購(gòu)。企業(yè)的付款行為，從數(shù)額和性質(zhì)上來(lái)說(shuō)可以涵蓋多種事項(xiàng)，比如與供應(yīng)商企業(yè)之間的應(yīng)付賬款、重大交易的相關(guān)費(fèi)用等。但是就固定資產(chǎn)的采購(gòu)而言，一般有專門的資產(chǎn)管理部門來(lái)負(fù)責(zé)，與普通的原材料商品的采購(gòu)還是有區(qū)別的。
如果從行業(yè)上進(jìn)行區(qū)分，不同的行業(yè)還是有比較典型的采購(gòu)支出事項(xiàng)的。
1．從事貨物貿(mào)易的企業(yè)，主要涉及到經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的購(gòu)買、運(yùn)輸儲(chǔ)存、廣告的推廣促銷費(fèi)用和售后服務(wù)的費(fèi)用。
2．一般制造業(yè)，也是本審計(jì)循環(huán)主要涉及的企業(yè)，這些企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中的原材料、低值易耗品、一些配件的購(gòu)買等支出、將產(chǎn)成品運(yùn)輸?shù)娇蛻艏傲闶凵烫幍倪\(yùn)輸費(fèi)和管理費(fèi)等。
3．專業(yè)服務(wù)業(yè)，類似于事務(wù)所和教育機(jī)構(gòu)等，對(duì)專家的顧問(wèn)費(fèi)用、差旅費(fèi)用、資料書(shū)稿的出版印制費(fèi)用等。
4．金融服務(wù)業(yè)，大額資金拆借會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用、利息手續(xù)費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)銀行的設(shè)備安全維護(hù)費(fèi)用等。
5．建筑業(yè)，包括所有建筑材料與設(shè)備的購(gòu)置費(fèi)用、保險(xiǎn)支出與安保成本、建筑保證金和許可審批方面的支出、建筑工人的各種費(fèi)用等。
涉及的主要環(huán)節(jié)及文件記錄
1．采購(gòu)計(jì)劃，不論是大宗貨物，還是比較小的零星物品，企業(yè)會(huì)根據(jù)自己制定的生產(chǎn)銷售計(jì)劃，在考慮市場(chǎng)銷量和供求關(guān)系的變化，制定采購(gòu)計(jì)劃。
2．實(shí)際采購(gòu)，采購(gòu)行為會(huì)產(chǎn)生供應(yīng)商清單、請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單。供應(yīng)商清單是一份合作伙伴的資質(zhì)證明，在通過(guò)文件審批和詢價(jià)考量之后，列示出選擇合作的供應(yīng)商，并且及時(shí)維護(hù)信息。請(qǐng)購(gòu)單是由生產(chǎn)和倉(cāng)儲(chǔ)部門填寫(xiě)，是申請(qǐng)購(gòu)買商品、勞務(wù)的書(shū)面憑證。訂購(gòu)單是由采購(gòu)人填制，作為整個(gè)環(huán)節(jié)的終端憑證保存。
3．驗(yàn)收入庫(kù)，這個(gè)流程會(huì)產(chǎn)生驗(yàn)收單與入庫(kù)單，這兩種憑證務(wù)必要記錄真實(shí)有效的商品信息，包括商品質(zhì)量、數(shù)量、種類等重要信息。
4．開(kāi)票、付款與對(duì)賬。涉及到雙方的發(fā)票與對(duì)賬單要準(zhǔn)確。
采購(gòu)與付款循環(huán)是切實(shí)關(guān)系到企業(yè)日常生活的事項(xiàng)，需要審計(jì)人員更細(xì)致的觀察和了解。
在審計(jì)實(shí)操中，涉及到采購(gòu)與付款循環(huán)審計(jì)的主要內(nèi)部控制是關(guān)于采購(gòu)憑證與付款憑證的。整個(gè)采購(gòu)循環(huán)的單據(jù)憑證是否齊全、合理，直接能夠反映企業(yè)商品的內(nèi)部控制是否有效。下面就讓小編帶大家看看采購(gòu)與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)置及審計(jì)方向。
采購(gòu)審計(jì)要點(diǎn)
1.采購(gòu)計(jì)劃。關(guān)于采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)，既要在流程上有完整的審批，在內(nèi)容上也要切合實(shí)際。合理的采購(gòu)計(jì)劃一定是經(jīng)過(guò)生產(chǎn)與庫(kù)存部門根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃聯(lián)合制定的，經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人或者主管的管理人員審批之后提交給執(zhí)行部門。
審計(jì)人員對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃主要還是詢問(wèn)并復(fù)核審批的流程。關(guān)于多大的事項(xiàng)需要審批，其實(shí)沒(méi)有對(duì)錯(cuò)之分。不同的企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，只要規(guī)定合理，按照制定好的審批辦法執(zhí)行即可。
2.供應(yīng)商數(shù)據(jù)。對(duì)于選擇合作的供應(yīng)商，企業(yè)是應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行事先的資格審查的。如果企業(yè)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)合理，應(yīng)當(dāng)形成一份比較詳細(xì)的供應(yīng)商清單，清單中列示的信息越詳細(xì)越好，包括公司名稱、地址、主營(yíng)的產(chǎn)品信息等，并且對(duì)清單的內(nèi)容要定期維護(hù)。
審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)注意的是，采購(gòu)部門只能向已經(jīng)通過(guò)企業(yè)審核，進(jìn)入供應(yīng)商名單的企業(yè)來(lái)采購(gòu)。還要檢查錄入的信息是不是由供應(yīng)商自主提供的，有沒(méi)有適當(dāng)?shù)膶徟蛯徍恕?/p>
3.請(qǐng)購(gòu)起點(diǎn)。在有采購(gòu)商品的需求之后，生產(chǎn)部門或者其它部門需要按照企業(yè)的規(guī)定填制請(qǐng)購(gòu)單?？梢哉f(shuō)請(qǐng)購(gòu)單是采購(gòu)行為的起點(diǎn)標(biāo)志，是采購(gòu)交易事項(xiàng)“發(fā)生”認(rèn)定的重要憑證。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄采購(gòu)的商品及原因，并且所有的請(qǐng)購(gòu)單都要有該項(xiàng)支出預(yù)算的負(fù)責(zé)人簽字。
4.訂購(gòu)單應(yīng)填寫(xiě)恰當(dāng)。根據(jù)已經(jīng)生成并且通過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單，在供應(yīng)商清單當(dāng)中選取最佳的供貨商之后編制訂購(gòu)單。如果存在比較大額和重要商品，企業(yè)可以采用競(jìng)價(jià)的方式來(lái)選擇訂購(gòu)商品的供應(yīng)商。在這個(gè)環(huán)節(jié)審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)當(dāng)注意，詢價(jià)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人與最終確定價(jià)格的負(fù)責(zé)人是否做到了權(quán)責(zé)分離。大額重要采購(gòu)行為的項(xiàng)目流程一定要清晰合理，不能在決策和決策人上有含糊。
5.驗(yàn)收及入庫(kù)。采購(gòu)之后的商品經(jīng)過(guò)驗(yàn)收入庫(kù)后，驗(yàn)收單據(jù)要經(jīng)過(guò)簽字確認(rèn)。已經(jīng)驗(yàn)收的商品要妥善保管。同樣的，已經(jīng)驗(yàn)收商品的保管人應(yīng)當(dāng)與采購(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)崗位分離，從而減少未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)行為和盜用商品、非正常損耗的風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)正在使用和購(gòu)買的商品和材料等，在采購(gòu)環(huán)節(jié)一定要注意每一個(gè)細(xì)節(jié)的把控。無(wú)論是企業(yè)自身還是事務(wù)所在執(zhí)行審計(jì)時(shí)，商品流轉(zhuǎn)一定是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈]環(huán)，任何一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的疏忽，都會(huì)影響整個(gè)采購(gòu)行為的質(zhì)量。
在采購(gòu)與付款循環(huán)中，對(duì)供應(yīng)商的付款程序是比較重要的部分。大多數(shù)的企業(yè)為了保證資金運(yùn)營(yíng)，對(duì)于供應(yīng)商的款項(xiàng)一般會(huì)計(jì)入到應(yīng)付賬款當(dāng)中，不會(huì)馬上實(shí)時(shí)支付。下面就讓小編帶大家了解一下，在審計(jì)實(shí)操中與應(yīng)付賬款有關(guān)的實(shí)質(zhì)性程序有哪些？
付款審計(jì)要點(diǎn)
1、獲取資料，核對(duì)賬目
項(xiàng)目組在獲取企業(yè)應(yīng)付賬款的相關(guān)資料之后，不要急于開(kāi)始做底稿程序。應(yīng)當(dāng)首先核對(duì)一下應(yīng)付賬款明細(xì)賬、科目余額表與財(cái)務(wù)報(bào)表的合計(jì)數(shù)是否一致，在確保一致的前提下再推進(jìn)接下來(lái)的工作。如果起始數(shù)據(jù)都不一致，意味著很可能企業(yè)所提供的原始資料就不準(zhǔn)確，后邊再做多少工作都失去了意義。
2、函證應(yīng)付賬款
在實(shí)務(wù)工作當(dāng)中有一個(gè)比較奇怪的現(xiàn)象，就是在對(duì)應(yīng)付賬款的函證過(guò)程中，比較普遍的回函率都不是很高。按照常理來(lái)說(shuō)供應(yīng)商作為債權(quán)人，對(duì)于來(lái)自債務(wù)人有關(guān)現(xiàn)時(shí)義務(wù)的確認(rèn)文件應(yīng)當(dāng)比較關(guān)注才對(duì)。所以根據(jù)實(shí)際情況，準(zhǔn)備充足的替代程序是十分必要的。如果審計(jì)人員認(rèn)為回函在經(jīng)手環(huán)節(jié)上存在風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)當(dāng)檢查與此家供應(yīng)商的付款憑證、采購(gòu)文件等。
3、檢查入賬準(zhǔn)確性
這里的入賬準(zhǔn)確性，主要是強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)負(fù)債表日后的付款事項(xiàng)。關(guān)注在資產(chǎn)負(fù)債表日后的大額應(yīng)付款的憑證、驗(yàn)收單及發(fā)票，確認(rèn)入賬時(shí)間是否正確。審計(jì)項(xiàng)目組還可以結(jié)合對(duì)企業(yè)存貨的盤(pán)點(diǎn)程序，檢查資產(chǎn)負(fù)債表日前后存貨的驗(yàn)收單據(jù)和入庫(kù)記錄，審核此項(xiàng)負(fù)債是否計(jì)入了正確的會(huì)計(jì)期間。
4、應(yīng)付賬款賬齡分析
應(yīng)付賬款的賬齡分析表，既可以找企業(yè)索要一份，當(dāng)然也可以由項(xiàng)目組成員自行制作一個(gè)。應(yīng)付款的賬齡分析，主要目的是檢測(cè)賬齡劃分的準(zhǔn)確性。如果在賬上有3年以上的應(yīng)付款，要分析原因，看一看是否還需要支付，是否要轉(zhuǎn)到營(yíng)業(yè)外支出當(dāng)中。
5、關(guān)注關(guān)聯(lián)方款項(xiàng)
針對(duì)企業(yè)應(yīng)付賬款中對(duì)于關(guān)聯(lián)方的款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注價(jià)格的公允性。關(guān)聯(lián)方交易時(shí)很容易有失公平，忽視正當(dāng)?shù)纳虡I(yè)理由。關(guān)聯(lián)方交易雖然大多數(shù)都會(huì)有一定的目的，與外界的交易事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)有所區(qū)分，但是在計(jì)量、披露上還是應(yīng)當(dāng)合理合規(guī)。通過(guò)被審計(jì)單位與關(guān)聯(lián)方的對(duì)賬記錄，檢查關(guān)聯(lián)交易的合理性。
應(yīng)付賬款能對(duì)一個(gè)企業(yè)的負(fù)債結(jié)構(gòu)有所反映，也是企業(yè)現(xiàn)金流平穩(wěn)維持的重要環(huán)節(jié)。在審計(jì)中關(guān)注應(yīng)付賬款的實(shí)質(zhì)性程序，會(huì)讓我們的工作更加清晰嚴(yán)謹(jǐn)。
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