采購(gòu)管理政策是指導(dǎo)采購(gòu)工作和原則性文件，采購(gòu)管理制度是實(shí)施采購(gòu)工作的具體規(guī)范和指導(dǎo)性文件。作為一名長(zhǎng)期從事企業(yè)采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理的專職人員，本文從系統(tǒng)角度對(duì)采購(gòu)管理相關(guān)制度進(jìn)行詳細(xì)分析闡述，并把本人曾任一大型單位采購(gòu)總監(jiān)時(shí)制定的相關(guān)制度作為案例。

一、采購(gòu)管理定義

采購(gòu)，是指企業(yè)為保證正常生產(chǎn)和正常經(jīng)營(yíng)，在一定的條件下從供應(yīng)商或市場(chǎng)獲取原料、產(chǎn)品或服務(wù)的過(guò)程。

采購(gòu)管理是為達(dá)成采購(gòu)目標(biāo)的一個(gè)系統(tǒng)過(guò)程，有自己的運(yùn)作流程和運(yùn)作模式。包括采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算、訂單跟蹤、成本控制、采購(gòu)質(zhì)量、委外加工、租賃、采購(gòu)結(jié)算管理等。需要合格的管理人員、一系列的流程和制度等。

二、目的及適用范圍

采購(gòu)管理的目標(biāo)是以總成本最低的方式為企業(yè)提供滿足需要的原料和服務(wù)。采購(gòu)管理不僅僅是采購(gòu)部門(mén)的事情，需要企業(yè)整體的努力。

本制度是采購(gòu)管理的框架性文件，采購(gòu)管理總部和業(yè)務(wù)單位可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際制訂實(shí)施細(xì)則。

本制度適用于集團(tuán)一切廣義與采購(gòu)相關(guān)活動(dòng)。

三、采購(gòu)管理業(yè)務(wù)內(nèi)容

為了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理，需要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)模式與組織架構(gòu)。根據(jù)集團(tuán)現(xiàn)有組織架構(gòu)與分工，采購(gòu)管理業(yè)務(wù)框架圖如下：

采購(gòu)管理架構(gòu)

3.1 采購(gòu)管理組織

采購(gòu)管理組織是采購(gòu)管理最基本的組成部分，各企業(yè)根據(jù)企業(yè)的具體架構(gòu)及功能進(jìn)行設(shè)置。詳見(jiàn)架構(gòu)與組織分工章節(jié)有舉例分析。

3.2 需求分析、資源市場(chǎng)分析

需求分析指采購(gòu)什么原料、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格等，貨源市場(chǎng)分析指供應(yīng)商資源現(xiàn)狀分析、價(jià)格比較、運(yùn)輸及質(zhì)量能力等分析。

3.3 采購(gòu)實(shí)施作業(yè)（品類開(kāi)發(fā)+采購(gòu)作業(yè)）

指供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與選擇、價(jià)格談判與確定、合同簽署、采購(gòu)訂單下達(dá)、采購(gòu)作業(yè)實(shí)施、收貨與質(zhì)量檢驗(yàn)跟蹤、采購(gòu)結(jié)算管理等。

3.4 采購(gòu)管理與監(jiān)控

采購(gòu)監(jiān)控是指對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行的監(jiān)控活動(dòng)，包括對(duì)采購(gòu)有關(guān)人員、采購(gòu)資金、采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)控。

四、架構(gòu)與組織分工

4.1 組織架構(gòu)

根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)模式，采購(gòu)工作采用集中采購(gòu)和分散采購(gòu)兩種方式。下面是本人曾主持一家大型單位的采購(gòu)組織架構(gòu)與分工。

集團(tuán)設(shè)采購(gòu)管理總部作為職能總部，主責(zé)采購(gòu)戰(zhàn)略制訂，與集團(tuán)采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的共性流程制訂、資源管控、采購(gòu)作業(yè)等。

各業(yè)務(wù)單位設(shè)立采購(gòu)部，主責(zé)品類開(kāi)發(fā)、成本管控等。原則上各獨(dú)立核算單位均需設(shè)置專職采購(gòu)人員，不具備條件的，設(shè)置兼職采購(gòu)人員。

采購(gòu)管理基本組織架構(gòu)

4.2 各部門(mén)職能分工

1) 采購(gòu)管理組

• 圍繞集團(tuán)戰(zhàn)略，進(jìn)行采購(gòu)戰(zhàn)略及采購(gòu)政策的制訂。
• 根據(jù)提報(bào)與建議，審核確定戰(zhàn)略供應(yīng)商。
• 大宗原料采購(gòu)方案參與與指導(dǎo)。

2) 采購(gòu)管理總部

• 配合集團(tuán)進(jìn)行采購(gòu)戰(zhàn)略及采購(gòu)政策等的制訂。
• 采購(gòu)系統(tǒng)人員培養(yǎng)、培訓(xùn)。
• 集團(tuán)各公司采購(gòu)相關(guān)共性流程與制度制訂、執(zhí)行跟進(jìn)、修正。
• 供應(yīng)商資源庫(kù)組建與管理，供應(yīng)商檔案管理。
• 根據(jù)集團(tuán)及采購(gòu)管理組要求，戰(zhàn)略供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、建議與培養(yǎng)。
• 行情分析與價(jià)格監(jiān)督，對(duì)市場(chǎng)及實(shí)際采購(gòu)成本的波動(dòng)作出分析并報(bào)告。
• 采購(gòu)訂單作業(yè)的執(zhí)行實(shí)施。
• 配合財(cái)務(wù)做好供應(yīng)商付款及帳目的管理。

3) 業(yè)務(wù)單位采購(gòu)部

• 按集團(tuán)相關(guān)流程，結(jié)合業(yè)務(wù)單位實(shí)際，編制并執(zhí)行相關(guān)實(shí)施辦法或細(xì)則。
• 供應(yīng)商資源的開(kāi)發(fā)、日?？己丝荚u(píng)、淘汰等管理。
• 按品牌或業(yè)務(wù)單位需求，新品類、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)。
• 按業(yè)務(wù)單位計(jì)劃，采購(gòu)成本的控制與實(shí)施。
• 采購(gòu)合同的談判、合同工作流發(fā)起。
• 采購(gòu)作業(yè)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等問(wèn)題與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)處理。

五、采購(gòu)實(shí)施工作的主要職責(zé)

5.1 新品牌、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)。配合研發(fā)部門(mén)、品牌部門(mén)要求，選擇合適的供應(yīng)商，確保按期、成本控制要求、質(zhì)量要求等完成開(kāi)發(fā)。

5.2 物資供應(yīng)。確保企業(yè)所需的各種物資的供應(yīng)，是采購(gòu)管理工作的一項(xiàng)最重要、最基本的任務(wù)。

5.3 供應(yīng)商管理。供應(yīng)商作為集團(tuán)的戰(zhàn)略資源，是采購(gòu)管理的核心工作之一。供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商日常管理維護(hù)、供應(yīng)商淘汰等全過(guò)程管理。

5.4 成本控制。成本是指供應(yīng)鏈總成本，采購(gòu)價(jià)格只是其中一部分。采購(gòu)管理的基本目標(biāo)是供應(yīng)鏈總成本最低。

5.5 庫(kù)存管理與資金占用。庫(kù)存作為一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，側(cè)面反映了采購(gòu)訂單管理、供應(yīng)商綜合能力、采購(gòu)管理組織的真實(shí)水平。

六、采購(gòu)原料分類

根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)類型，從供應(yīng)鏈角度，采購(gòu)業(yè)務(wù)可分為以下八大類：

6.1 生產(chǎn)原料類。指工廠、研發(fā)、品牌等單位用生產(chǎn)類原料。

6.2 開(kāi)業(yè)物品類。指加盟店開(kāi)業(yè)所有物品，包括設(shè)備、桌椅、燈箱、宣傳用品等。

6.4 物流運(yùn)輸類。包括干線物流、中繼配送、中繼倉(cāng)庫(kù)及辦公場(chǎng)所租賃等。

6.5 營(yíng)銷費(fèi)用類。包括各類廣告費(fèi)用、網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)管理、展會(huì)等。

6.6 固定資產(chǎn)類。包括財(cái)務(wù)總部制訂《集團(tuán)固定資產(chǎn)管理制度》界定品類，廠房租賃，相對(duì)長(zhǎng)期固定辦公場(chǎng)所租賃等。

6.7 貿(mào)易類。泛指國(guó)外采購(gòu)，通過(guò)進(jìn)口完成的品類。

6.8 其它類。上述七大類之外其它采購(gòu)，主要包括食堂、班車(chē)、易耗品、辦公用品采購(gòu)等。

七、采購(gòu)管理相關(guān)流程與制度匯總

7.1 采購(gòu)管理相關(guān)流程與制度分為三個(gè)層級(jí)：

第一層級(jí)：框架文件。為指導(dǎo)性文件，一般由集團(tuán)總裁辦、采購(gòu)管理組、采購(gòu)管理總部等制訂。該層級(jí)文件由總裁核準(zhǔn)。

第二層級(jí)：基礎(chǔ)文件。根據(jù)框架文件或部門(mén)職能，由相應(yīng)職能部門(mén)制訂。如財(cái)務(wù)總部制訂的付款流程等基礎(chǔ)文件。法務(wù)制訂的合同管理制度為基礎(chǔ)文件。職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總裁核準(zhǔn)。

第三層級(jí)：操作文件。指根據(jù)基礎(chǔ)文件，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，由相關(guān)職能部門(mén)或各業(yè)務(wù)單位制訂的操作性文件。職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人或相應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。

7.2 采購(gòu)管理相關(guān)制度和流程匯總，匯總文件存放于采購(gòu)管理總部規(guī)章制度－OA文件柜。

1) 《采購(gòu)管理制度》－采購(gòu)管理總部制訂，是采購(gòu)管理的框架性文件。

2) 《合同管理辦法》－法務(wù)總部制訂，是采購(gòu)合同管理的基礎(chǔ)性文件。

3) 《采購(gòu)合同管理實(shí)施細(xì)則》－采購(gòu)管理總部根據(jù)《合同管理辦法》制訂，是采購(gòu)合同談判、簽署與執(zhí)行的操作性文件。

4) 《采購(gòu)合同審批工作流》－一OA流程，采購(gòu)管理總部根據(jù)《采購(gòu)合同管理實(shí)施細(xì)則》制訂，是采購(gòu)管理的一操作流程。

5) 《集團(tuán)采購(gòu)付款流程規(guī)范》－財(cái)務(wù)總部制訂，規(guī)范采購(gòu)付款程序的一基礎(chǔ)制度。

6) 《采購(gòu)付款工作流》－根據(jù)《集團(tuán)采購(gòu)付款流程規(guī)范》，財(cái)務(wù)總部制訂的一采購(gòu)管理操作流程。

7) 《采購(gòu)成本控制管理制度》－采購(gòu)管理總部制訂，是集團(tuán)采購(gòu)成本管理的一基礎(chǔ)文件。業(yè)務(wù)單位可據(jù)此制訂相關(guān)實(shí)施細(xì)則。

8) 《供應(yīng)商資源庫(kù)管理辦法》－采購(gòu)管理總部制訂，是規(guī)范集團(tuán)采購(gòu)管理，規(guī)避供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)供應(yīng)商資源集中進(jìn)行集中管控的操作文件。

9) 《供應(yīng)商管理制度》－采購(gòu)管理總部制訂，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、日常管理、考評(píng)考核、淘汰等的供應(yīng)商管理基礎(chǔ)文件。

10) 《采購(gòu)作業(yè)管理辦法》－采購(gòu)管理總部制訂，是按ERP流程規(guī)范采購(gòu)作業(yè)秩序的一操作文件。

11) 《網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)管理辦法》－結(jié)合網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)趨勢(shì)，采購(gòu)管理總部制訂的一份關(guān)于加強(qiáng)和規(guī)范網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的操作性文件。

12) 《集團(tuán)固定資產(chǎn)管理制度》－財(cái)務(wù)總部制訂，固定資產(chǎn)采購(gòu)實(shí)施的基礎(chǔ)文件依據(jù)。

13) 《房屋租賃管理》《設(shè)備設(shè)施租賃管理》－行政總部制訂，規(guī)范房屋和設(shè)備設(shè)備租賃業(yè)務(wù)的制度。

14) 《檔案管理制度》－行政總部制訂，與采購(gòu)管理有關(guān)的檔案管理實(shí)施細(xì)則制訂的基礎(chǔ)文件依據(jù)。

15) 《委外加工管理辦法》－業(yè)務(wù)單位與職能總部一起制訂，指導(dǎo)規(guī)范委外加工管理的基礎(chǔ)性文件。

16) 各類格式合同－法務(wù)總部核準(zhǔn)，合同簽署文件的操作性文件。詳見(jiàn)《格式合同》、《采購(gòu)合同管理實(shí)施細(xì)則》。

以上16項(xiàng)制度文件范本陸續(xù)整理后發(fā)出，供參考。

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