采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程手冊(cè),采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程百度百科?

公司現(xiàn)有七大采購(gòu)流程是以業(yè)務(wù)的可編碼程度、IT系統(tǒng)是否成熟、采購(gòu)部門是否介入等多維度劃分的,后續(xù)修改和升級(jí)困難。同時(shí),流程是根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際操作模式進(jìn)行歸納的,對(duì)物流月結(jié)PO等部分新業(yè)務(wù)支撐不足。另外,流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不唯一,也導(dǎo)致了流程可選,會(huì)出現(xiàn)使用者自己選用流程來(lái)繞過(guò)監(jiān)管的情況,或者應(yīng)該走簡(jiǎn)單流程的業(yè)務(wù)卻走了復(fù)雜流程,使運(yùn)作成本增加。

PTP項(xiàng)目組形成對(duì)現(xiàn)有七大采購(gòu)流程的優(yōu)化思路,配合ISC-BPE和采購(gòu)部來(lái)落實(shí)具體的流程優(yōu)化工作?,F(xiàn)階段,將首先著力于明確七大流程覆蓋的業(yè)務(wù)范圍以及應(yīng)用規(guī)則,并設(shè)置支付安全的關(guān)鍵控制點(diǎn),使現(xiàn)有流程更加清晰有效地指導(dǎo)業(yè)務(wù)運(yùn)作。未來(lái),隨著采購(gòu)業(yè)務(wù)編碼化的普及以及采購(gòu)業(yè)務(wù)上ERP系統(tǒng)應(yīng)用的加強(qiáng),將逐步整合七大流程,最終實(shí)現(xiàn)模塊化的采購(gòu)流程。

公司目前的六大AP(應(yīng)付賬款)支付流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,分類繁雜,是為了對(duì)應(yīng)不同的采購(gòu)流程而設(shè)置相應(yīng)的支付流程,對(duì)業(yè)務(wù)的支持不方便,也不便于支付環(huán)節(jié)的統(tǒng)一操作,影響了支付的效率。對(duì)于PO采購(gòu),IBM有統(tǒng)一的PO支付流程,而對(duì)于Non-PO采購(gòu),又有IOI(Invoice Only Invoice,非采購(gòu)介入)支付流程,而且支付流程按照“發(fā)票接收與處理”“發(fā)票匹配”“重復(fù)付款檢查”“支付”等模塊化設(shè)置,總體的流程架構(gòu)清晰,便于指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作。

公司在供應(yīng)商開(kāi)立發(fā)票方面沒(méi)有清晰的指引,不能保證供應(yīng)商一次性開(kāi)立正確的發(fā)票,同時(shí),發(fā)票在內(nèi)部的收集、傳遞、審批、錄入、查詢等方面的流程還不完善,也沒(méi)有明確的問(wèn)題發(fā)票處理流程,導(dǎo)致發(fā)票的整體處理效率不高。PTP項(xiàng)目組計(jì)劃建立我司的供應(yīng)商發(fā)票開(kāi)立的指引以及供應(yīng)商問(wèn)題發(fā)票的處理流程,同時(shí)優(yōu)化現(xiàn)有的發(fā)票信息收集、傳遞、錄入、查詢等流程環(huán)節(jié),以提高發(fā)票處理的整體效率。

公司目前在AP支付流程中,對(duì)于重復(fù)付款僅僅靠臨時(shí)、個(gè)別的人工檢查方式來(lái)實(shí)現(xiàn),沒(méi)有制度化、例行化地開(kāi)展重復(fù)付款檢查工作。IBM的重復(fù)付款檢查機(jī)制包括支付前和支付后的檢查,每日發(fā)送相關(guān)報(bào)告至AP與相關(guān)部門,保證對(duì)外部供應(yīng)商的同一筆交易僅支付一次,從而達(dá)到事前預(yù)防重復(fù)付款,事后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決重復(fù)付款,減少公司資金損失。

PTP項(xiàng)目組計(jì)劃聯(lián)合業(yè)務(wù)控制與內(nèi)部審計(jì)BC&IA項(xiàng)目組,建立完善的采購(gòu)職責(zé)分離矩陣及評(píng)估機(jī)制,進(jìn)一步完善風(fēng)險(xiǎn)接受機(jī)制,對(duì)采購(gòu)Bypass行為明確定義,建立Bypass識(shí)別、記錄、報(bào)告和考核機(jī)制,全流程KCP的設(shè)置以及流程遵從性測(cè)試等,以優(yōu)化和完善采購(gòu)到付款全流程的管控機(jī)制。

我們現(xiàn)在的供應(yīng)商銀行信息由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理,非銀行信息由采購(gòu)部負(fù)責(zé)管理,分散管理導(dǎo)致效率低下和重復(fù)工作。由于供應(yīng)商信息更新和維護(hù)不及時(shí),導(dǎo)致大量的重復(fù)供應(yīng)商和長(zhǎng)期閑置的供應(yīng)商,會(huì)產(chǎn)生延遲付款和錯(cuò)誤付款的情況。對(duì)比與IBM的差距,采購(gòu)運(yùn)作支持部已經(jīng)組建了專門的小組,先期進(jìn)行供應(yīng)商信息清理的工作,后續(xù)將結(jié)合PTP項(xiàng)目組在這方面的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn),進(jìn)一步完善供應(yīng)商信息管理制度,明確相關(guān)信息的錄入和維護(hù)主體以及操作辦法,從而確保供應(yīng)商信息的有效、完整、準(zhǔn)確和唯一,保證支付的唯一性和安全。

采購(gòu)要推動(dòng)前端梳理需求審批流程,并規(guī)范采購(gòu)前端需求。目前采購(gòu)流程的痛點(diǎn)主要集中于前端需求審批流程臃腫、需求描述不清晰。需求質(zhì)量由需求提出人承擔(dān)責(zé)任,需求的表述必須規(guī)范,持續(xù)改進(jìn)。作為采購(gòu)來(lái)說(shuō),不要把需求的責(zé)任攬到自己身上。

對(duì)違反BCG的供應(yīng)商,要按照HIA協(xié)議堅(jiān)決處罰。要防范供應(yīng)商向員工家屬等進(jìn)行間接利益輸送。采購(gòu)干部要說(shuō)明供應(yīng)中有無(wú)利益相關(guān),并不是有相關(guān)就不能采購(gòu),而是陽(yáng)光化。

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