作為職業(yè)采購(gòu)經(jīng)理人，大多數(shù)人在年底或者季度末的時(shí)候，都會(huì)做花費(fèi)分析，大多時(shí)候的大家只是把花費(fèi)數(shù)據(jù)匯總下或者再加上一個(gè)趨勢(shì)而已，這就像在我們開(kāi)車的時(shí)候看下觀后鏡，根本不知道我們接下來(lái)應(yīng)該用什么方法來(lái)指導(dǎo)我們的行動(dòng)，以取得更好的績(jī)效。
我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)花費(fèi)分析可以帶來(lái)的作用，主要有以下幾個(gè)：
1. 看看總共花了多少錢？
2. 看看這些錢都花到哪里去了？
3. 看看都買了什么？
4. 看看這些錢都是由誰(shuí)花的？
除了以上最基本的作用，花費(fèi)分析還可以幫助我們達(dá)到以下目的：
1. 合理化供應(yīng)商數(shù)量
2. 降價(jià)機(jī)會(huì)的識(shí)別
3. 提高采購(gòu)效率，降低交易成本
我們接下來(lái)按具體的步驟來(lái)詳細(xì)講一下花費(fèi)分析：
1. 數(shù)據(jù)的收集
在數(shù)據(jù)的收集這一塊有以下幾個(gè)誤區(qū)：
a) 數(shù)據(jù)來(lái)源單一
比方說(shuō)大家通常的花費(fèi)分析的數(shù)據(jù)的唯一來(lái)源就是ERP系統(tǒng)，但是大多時(shí)候這些數(shù)據(jù)的維度是不夠的，比方說(shuō)它很難按品類、按供應(yīng)區(qū)域進(jìn)行匯總。
b) 顆粒度不夠
也有很多時(shí)候大家根據(jù)總賬數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行花費(fèi)分析，這樣除了得到一個(gè)金額之外，將不能得到其他更有用的任何信息。
我們應(yīng)該如何收集數(shù)據(jù)呢：
ａ）多渠道搜集
除了有ERP數(shù)據(jù)，還要有系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)，比方說(shuō)結(jié)合PFEP里的關(guān)鍵信息，比方說(shuō)包裝類，運(yùn)輸距離等。
ｂ）清楚定義數(shù)據(jù)收集的方法，節(jié)點(diǎn)
比方說(shuō)，我們是搜集訂單數(shù)據(jù)、入庫(kù)數(shù)據(jù)還是入賬數(shù)據(jù)。
２．?dāng)?shù)據(jù)清洗
轉(zhuǎn)換匯率： 確?？杀刃?。
刪除錯(cuò)誤值：比方說(shuō)明顯的輸入錯(cuò)誤，比方說(shuō)某次大金額的入庫(kù)日后有退貨等。
合并重復(fù)值：主要是針對(duì)同一目標(biāo)進(jìn)行了不同的描述，比方說(shuō)有時(shí)候用的是簡(jiǎn)稱，有的時(shí)候用的是全稱，如果不加以處理，將會(huì)被錯(cuò)以為是不同的東西。
３.數(shù)據(jù)豐富和分析
ａ）品類
確定品類的方法：
＊ 相似的供應(yīng)商
＊ 相似的工藝
＊ 相似的來(lái)源
＊ 相似的用途
分析方向：
－ 可以按品類匯總花費(fèi)
－ 可以按品類分析供應(yīng)商數(shù)量
－ 在每個(gè)品類下供應(yīng)商的支出占比
－ 看供應(yīng)商數(shù)量是否合理
ｂ）零件的材質(zhì)、形狀、凈重和毛重
?。】梢酝ㄟ^(guò)凈重和毛重識(shí)別單價(jià)是否有異常值
?。∩踔量梢灶A(yù)測(cè)如果原材料價(jià)格變化對(duì)我們采購(gòu)支出的影響
ｃ）制造費(fèi)用和管理費(fèi)用
再進(jìn)一步區(qū)分哪些是和數(shù)量有關(guān)以及和數(shù)量無(wú)關(guān)，這在以后數(shù)量增加的時(shí)候可以作為和供應(yīng)商進(jìn)行談判的依據(jù)
比方說(shuō)設(shè)備折舊，數(shù)量增加了，開(kāi)機(jī)率提高了，如果是因?yàn)槲覀兓蛘吖?yīng)商的其他客戶的需求增加了，無(wú)論如何，供應(yīng)商都應(yīng)該降價(jià)，因?yàn)閱挝环謹(jǐn)傋兊土恕?/span>
ｄ）分成可以影響的和不可以影響的
可以從兩個(gè)維度進(jìn)行識(shí)別，數(shù)量和價(jià)格。對(duì)于間接花費(fèi)，我們可能控制數(shù)量和單價(jià)，對(duì)于直接花費(fèi)，更多時(shí)候我們可能只能影響單價(jià)而很難影響數(shù)量，除了我們做了VA/VE或者模塊化、通用化、標(biāo)準(zhǔn)化等。
比方說(shuō)用電，我們很難影響單價(jià)，但是我們可以采取各種各樣的措施來(lái)控制電的消耗。
比方說(shuō)PPE，我們則既可以影響價(jià)格，也可以控制消耗數(shù)量。
比方說(shuō)發(fā)動(dòng)機(jī)，企業(yè)很難控制用量，但是卻可以影響價(jià)格。
還有一個(gè)維度，就是對(duì)一個(gè)零部件，即使我們可以影響他的價(jià)格，也可以縱向去分析影響程度，比方說(shuō)某個(gè)機(jī)加工件，對(duì)于原材料的部分，我們很難影響，但是可以通過(guò)效率或者其他的方法去制造費(fèi)用或者管理費(fèi)用。
e)看看某一品類下或者某一物料的采購(gòu)次數(shù)、采購(gòu)金額以及單次采購(gòu)額，看看怎么樣可以優(yōu)化采購(gòu)效率。
f) 看重復(fù)采購(gòu)的次數(shù)以及新機(jī)型新料號(hào)的數(shù)量以及金額占比，引導(dǎo)研發(fā)向模塊化和標(biāo)準(zhǔn)化方向努力。
g) 物料的用途， 這樣才可以通過(guò)銷售預(yù)測(cè)進(jìn)行相對(duì)準(zhǔn)確地推斷采購(gòu)預(yù)測(cè)，否則按比例簡(jiǎn)單折算風(fēng)險(xiǎn)極高。
專用件： 按用量直接相乘即可
通用件：看看他們以往都被用到哪些產(chǎn)品上了，未來(lái)的mix會(huì)有什么變化
h) 交付條款以及其他條件
比方說(shuō)是ex-works，F(xiàn)OB 以及CIF 等，如果可以的話，盡量統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成落地價(jià)（landed cost）
i) 付款條件以及付款方式
比方說(shuō)預(yù)付款，Net 30 days, Net 50 days, ……? 是信用證、T/T 還是承兌匯票
j) 包裝數(shù)量，包裝箱的長(zhǎng)、寬和高（注意長(zhǎng)，寬和高一定要分開(kāi)來(lái)填）
識(shí)別包裝數(shù)量是否還可以進(jìn)一步優(yōu)化
如果大部分等高的話，可以優(yōu)化
k) 該物料的采購(gòu)年年以及從開(kāi)始到現(xiàn)在的降價(jià)比例，可以在同一品類中進(jìn)行比較
l) 供應(yīng)商的業(yè)績(jī)指標(biāo)
可以根據(jù)自己采購(gòu)額占該供應(yīng)商銷售額的占比來(lái)設(shè)定改善目標(biāo)以及要求供應(yīng)商提供的改善努力。
甚至可以把同一品類下的不同供應(yīng)商的采購(gòu)金額、占比以及業(yè)績(jī)放在一起進(jìn)行比較，這樣可以有效引入競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也隨時(shí)有Plan B。
數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)：
1. 千萬(wàn)不要只給一個(gè)絕對(duì)值
2. 最好還能給一個(gè)趨勢(shì)
3. 還要給幾個(gè)比較（同比、環(huán)比與預(yù)算比）
4. 也要能講數(shù)據(jù)背后的故事
a) 去年同期的花費(fèi)是XXXX萬(wàn)元
b) 今年由于volume的變化影響多少
c) 由于mix的變化影響是多少
d) 由于供應(yīng)商漲價(jià)帶來(lái)的變化是多少
e) 由于切換供應(yīng)商帶來(lái)的變化是多少
f) 由于談判帶來(lái)的價(jià)格變化有多少
g) 由于協(xié)助供應(yīng)商改善帶來(lái)的價(jià)格變化是多少
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