以正確的方式開始一個項目包括一些簡單的工具來幫助保持正軌。SIPOC經(jīng)常被使用，SIPOC過程圖也被相應(yīng)地使用。
1）為項目創(chuàng)建問題陳述和目標(biāo)是一個很好的開始。寫下它意味著領(lǐng)導(dǎo)者和團(tuán)隊成員在應(yīng)該做什么和遵守什么時間表上意見一致。書面的問題陳述和目標(biāo)也有助于團(tuán)隊在決定開展什么活動時確定范圍。
2）SIPOC是一個高層次的過程圖，顯示了過程的開始和結(jié)束，有助于進(jìn)一步定義項目的范圍。它顯示了過程的一些關(guān)鍵輸入和輸出，以及這些輸入和輸出的供應(yīng)商和客戶。
3）思維導(dǎo)圖是團(tuán)隊集思廣益和讓每個人參與練習(xí)的好方法。它可以用來確定要調(diào)查的領(lǐng)域、要完成的任務(wù)、問題的根源分析以及計劃項目的步驟。
首先，SIPOC代表供應(yīng)商、輸入、過程、輸出和客戶。組織使用SIPOC在高級別上捕獲流程的所有關(guān)鍵要素，讓我們定義SIPOC的五個要素。
1.供應(yīng)商：為流程提供輸入的任何角色、系統(tǒng)或流程間連接
2.輸入：輸入是過程的觸發(fā)器。輸入是轉(zhuǎn)換、消耗、使用或處理的東西。它們有時可以是另一個過程的輸出。
3.進(jìn)程：進(jìn)程高級別步驟清單
4.輸出：輸出是過程產(chǎn)生的增值結(jié)果。它們有時可以是另一個過程的輸入。
5.客戶：從進(jìn)程接收輸出的任何角色、系統(tǒng)或進(jìn)程間連接
在我們進(jìn)一步討論之前，我們所說的過程是什么意思？
ITIL?4將過程定義為“將輸入轉(zhuǎn)換為輸出的一組相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動。一個過程接受一個或多個定義的輸入，并將它們轉(zhuǎn)換為定義的輸出。過程定義操作序列及其依賴性?！?/span>
我會更進(jìn)一步說，“過程是一組將輸入轉(zhuǎn)換為增值輸出的活動?！比绻粋€過程不增加價值，它就沒有意義。我們不要把過程和過程混淆，過程描述我們需要做什么，而過程解釋我們?nèi)绾巫觥?/span>
例如，采購流程可能從步驟1“創(chuàng)建請求”開始對于任何公司的任何請求流程都是一樣的。該過程將解釋如何使用您的工具在您的公司“創(chuàng)建請求”。
兩者都是必不可少的。“流程”提供了一個大圖景，允許您優(yōu)化業(yè)務(wù)價值。流程是實現(xiàn)、通信和自動化的藍(lán)圖。一旦您了解了流程，您就可以實施解決方案，然后開發(fā)您的流程！
SIPOC圖是工藝設(shè)計和改進(jìn)的有力工具。
早在80年代，SIPOC圖表作為全面質(zhì)量管理（TQM）計劃的一部分就獲得了突出地位。
今天，SIPOC圖是精益六西格瑪計劃的重要組成部分，也是DMAIC周期的一部分。
DMAIC是一種持續(xù)改進(jìn)方法，代表定義、測量、分析、改進(jìn)和控制。我們在DMAIC周期的定義階段使用SIPOC圖，在單個頁面上捕獲目標(biāo)流程的所有供應(yīng)商、輸入、流程活動、輸出和客戶。
SIPOC也是用于敏捷、精益（改善事件）或其他持續(xù)過程改進(jìn)方法的工具。一個這樣的例子是價值流映射，其中SIPOC圖是分解流程的起點。
總之，SIPOC用于在任何流程改進(jìn)工作開始之前在單個頁面上捕獲流程的基本要素。
使用SIPOC圖最常見的益處包括：
--向不熟悉流程的人提供一個高層次的概述，以便向人們重新介紹流程，快速熟悉流程
--幫助設(shè)計新流程的工具
--過程改進(jìn)的起點
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