1、情景描述
在采購(gòu)作業(yè)流程中，很多公司頭疼的不是供應(yīng)商難找、價(jià)格難議、交期難談，而是內(nèi)部的真正需求難獲取。
S集團(tuán)最近就有個(gè)項(xiàng)目遇到了這樣的問(wèn)題。
工廠組裝線要安裝一套監(jiān)控系統(tǒng)，張科長(zhǎng)接到現(xiàn)場(chǎng)需求后，提了一份采購(gòu)需求到采購(gòu)——組裝線監(jiān)控系統(tǒng)1套，附件資料中，對(duì)安裝場(chǎng)地、安裝位置、攝像頭數(shù)量作了描述，關(guān)于監(jiān)控的通路數(shù)、攝像頭精度、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求、調(diào)閱要求、線路架構(gòu)等細(xì)節(jié)均無(wú)描述，IT只做了傳話筒的角色，球直接拋給了采購(gòu)，老王又頭疼了。
2、存在問(wèn)題
原來(lái)，雖說(shuō)S公司有IT管理部門(mén)，但主要是對(duì)現(xiàn)有資產(chǎn)作管理，IT管理課主管張科長(zhǎng)也非IT專業(yè)出身，當(dāng)公司需要新建IT項(xiàng)目時(shí)，技術(shù)薄弱的弊端便顯現(xiàn)出來(lái)，比如，在提需求時(shí)，常描述不清此項(xiàng)目具體要什么樣的硬件、搭什么樣的架構(gòu)、軟件如何配置等。
其次，害怕規(guī)格提得詳細(xì)后，采購(gòu)按照配置清單作業(yè)，最終不太適配導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，也是不敢提詳細(xì)配置的原因之一。
3、解決方案
建立需求模板，請(qǐng)需求部門(mén)按模板填寫(xiě)。需求部門(mén)不會(huì)填怎么辦？供應(yīng)商是個(gè)好老師！有困難找供應(yīng)商！
老王與張科長(zhǎng)溝通后，了解到問(wèn)題的核心是“張科長(zhǎng)本身對(duì)監(jiān)控類的配置”這些參數(shù)模糊不清，心中沒(méi)譜，所以不敢做細(xì)節(jié)上的確認(rèn)。
你不懂沒(méi)關(guān)系，我找懂的人過(guò)來(lái)教你！
一周不到的時(shí)間，采購(gòu)約了三家監(jiān)控類設(shè)計(jì)、安裝、布線的廠商，有老王及張科長(zhǎng)帶領(lǐng)著去現(xiàn)場(chǎng)查看場(chǎng)地，確認(rèn)監(jiān)控位置，了解監(jiān)控的精度要求。
在第一家廠商過(guò)來(lái)查看時(shí)，老王問(wèn)供應(yīng)商監(jiān)控類的需求重點(diǎn)關(guān)注哪幾個(gè)部分，供應(yīng)商不知道是在考察他的能力還是在試探他的專業(yè)度，將監(jiān)控類的系統(tǒng)要求，其他公司的優(yōu)秀案例一五一十地做了分享。
在第一家看完后，老王和張科大概了解了監(jiān)控系統(tǒng)總體功能和要求分為：
一、系統(tǒng)安全層面
需要支持靈活多級(jí)操作權(quán)限，設(shè)備控制權(quán)限，攝像機(jī)圖像處理權(quán)限，聯(lián)網(wǎng)調(diào)閱權(quán)限，異常報(bào)警聯(lián)動(dòng)等。
二，監(jiān)控系統(tǒng)管理層面
對(duì)重要的系統(tǒng)操作有記錄功能，視頻丟失自動(dòng)檢測(cè)功能，靈活地報(bào)警布防撤防功能等。
三，硬件配置層面
360度可旋轉(zhuǎn)攝像頭、紅外高清夜景攝像頭、數(shù)字硬盤(pán)匹配、網(wǎng)絡(luò)帶寬計(jì)算等
用同樣的方法與第二家廠商進(jìn)行了溝通，在第二家廠商看現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，老王已經(jīng)懂得提出了系統(tǒng)安全層面的一些要求，張科也大概清楚哪里需要配360度可旋轉(zhuǎn)攝像頭，哪里需要紅外高清攝像頭。
通過(guò)第二家廠商的溝通，關(guān)于這三個(gè)層面的細(xì)節(jié)部分又有了深度的認(rèn)識(shí)，比如關(guān)于報(bào)警聯(lián)動(dòng)部分，除了聲光電報(bào)警外還可以實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音提示報(bào)警，支持遠(yuǎn)程視頻直接查看等，同時(shí)通過(guò)和第二家廠商的溝通，又追加了視頻監(jiān)控的可擴(kuò)充性這一項(xiàng)。
等到第三個(gè)供應(yīng)商前來(lái)查看時(shí)，老王和張科對(duì)視頻監(jiān)控的需求已經(jīng)有了初步的框架，直接與第三家供應(yīng)商探討監(jiān)控系統(tǒng)視頻線、控制線、電源線、及報(bào)警電源信號(hào)線走向，及采用電管電橋架直接進(jìn)入總監(jiān)控室等細(xì)節(jié)問(wèn)題。
看樣結(jié)束，老王要求三家廠商各做一份方案說(shuō)明，并列明物料清單。
同時(shí)依據(jù)前面對(duì)監(jiān)控的框架性了解，并結(jié)合其他IT類的需求考慮項(xiàng)，制作了一份IT類的需求模板，要求張科對(duì)目前的項(xiàng)目需求做一個(gè)需求說(shuō)明，模板結(jié)構(gòu)如下：
張科全程與老王一起參與了與供應(yīng)商的對(duì)接，對(duì)需求部分也有了框架性的概念，此時(shí)再要求填寫(xiě)需求文檔模板表相對(duì)沒(méi)什么困難，兩天時(shí)間，將清晰的需求描述整理給了老王。
需求描述難被老王借力打力的方式化解，老王泡了壺碧螺春，看著茶色，想著遠(yuǎn)方。
4、宮老師說(shuō)
需求描述不清怎么辦？來(lái)份需求模板。
需求模板不會(huì)填怎么辦？找供應(yīng)商，找咨詢公司，找專業(yè)的第三方。
如果IT體量足夠大，要同步推動(dòng)建立專業(yè)的IT管理部門(mén)，由內(nèi)部建立整套的IT評(píng)估需求評(píng)估管控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)信息的互通，防止重復(fù)建設(shè)以及信息孤島的產(chǎn)生。
特別需要注意的是，采購(gòu)千萬(wàn)別做規(guī)格需求類的確認(rèn)，防止后期背鍋。
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