編者按：
隨著信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，借助專業(yè)化工具對招標(biāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程化的管理已是行業(yè)內(nèi)的迫切需求。本文主要通過對招標(biāo)信息化發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合招標(biāo)管理的工作特點，探索信息化工具在招標(biāo)投標(biāo)活動中的應(yīng)用場景，并提出推行集成信息化工具的招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱的建議。
信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等與人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大地提高各種行為效率。具體到當(dāng)下，信息化就是通過借助傳統(tǒng)計算機(jī)的信息管理功能并結(jié)合近年發(fā)展迅速的云計算、大數(shù)據(jù)及人工智能等新興技術(shù)，把繁瑣的工作通過數(shù)字化處理，或基于數(shù)據(jù)化直接調(diào)用或指導(dǎo)到工作中。在招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)中推行一套集成信息化工具的招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱已成為必然的發(fā)展趨勢。
一 當(dāng)前招標(biāo)信息化發(fā)展中存在的問題
雖然信息化發(fā)展取得了一定的成就，然而，相對于其他行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等的融合程度，招標(biāo)行業(yè)還存在一些不足：一是招標(biāo)過程的電子化程度還不足。電子交易平臺主要關(guān)注的是招標(biāo)投標(biāo)交易過程，其涉及的功能模塊很難覆蓋整個招標(biāo)過程；二是信息互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享共用還存在很大差距。由于管理的相對獨立性和信息化發(fā)展的不協(xié)調(diào)性，各系統(tǒng)間目前大多還處于獨立運行階段。比如各電子交易平臺之間，電子交易平臺與企業(yè)管理信息系統(tǒng)、工商信用信息公示平臺、建筑業(yè)企業(yè)監(jiān)督管理平臺等系統(tǒng)之間的信息交互還沒有完全實現(xiàn)，這使得信息的傳遞和數(shù)據(jù)的運用受到了極大的阻礙；三是招標(biāo)投標(biāo)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用不足，沒有發(fā)揮出大數(shù)據(jù)分析所能帶來的便利以及為招投標(biāo)各方提供更好的決策支撐。以上不足，為推行招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱提供了條件。
二 信息化工具在招投標(biāo)活動中的應(yīng)用場景
1.為招標(biāo)人提供前期咨詢
招標(biāo)人是整個招標(biāo)活動的主體，招標(biāo)活動由其發(fā)起，最終目的是為了實現(xiàn)招標(biāo)人的目的，其在整個招標(biāo)活動中起著舉足輕重的作用。但由于有些招標(biāo)人的招標(biāo)知識缺乏，加之招標(biāo)本身具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在招標(biāo)準(zhǔn)備工作中相對效率較低；同時，招標(biāo)人雖然是最了解項目需求的主體，但是在項目需求轉(zhuǎn)化為招標(biāo)需求的過程中，卻常常出現(xiàn)所設(shè)置的招標(biāo)需求無法符合項目實際所需的情況，嚴(yán)重影響招標(biāo)目的的實現(xiàn)。
通過配置信息化工具，可以為招標(biāo)人提供更好的前期咨詢并輔助招標(biāo)方案的編制。首先，在招標(biāo)準(zhǔn)備工作中，信息化工具可以提醒需求缺失，并對準(zhǔn)備的方式方法和內(nèi)容起到協(xié)助智能優(yōu)化作用。通過信息的共享和有效的溝通，可以為招標(biāo)人提供招標(biāo)相關(guān)內(nèi)容的合理咨詢；對于招標(biāo)需求設(shè)置，工程項目可借助完備的建筑信息化模型（BIM）技術(shù)，將全生命周期中各個不同階段的工程信息和資源等龐雜且專業(yè)的內(nèi)容集成在一個模型中，成為可視即可得，化繁雜為簡明，為招標(biāo)人的招標(biāo)需求設(shè)置提供便利。對于產(chǎn)品類項目，可以使用計算機(jī)輔助設(shè)計(CAD)技術(shù)形成的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)技術(shù)或產(chǎn)品生命周期管理（PLM）技術(shù)相集成，并通過集成產(chǎn)品開發(fā)（IPD）技術(shù)形成的信息智能化成果，實現(xiàn)簡明且真實反映招標(biāo)項目需求的目的。
2.為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)管理支持
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在具體招標(biāo)項目的實施過程中須執(zhí)行一系列的法定程序。通過配置信息化工具，可以實現(xiàn)前期招標(biāo)需求到招標(biāo)文件的直接引用，即在形成招標(biāo)需求的過程中，自動形成招標(biāo)文件。還可將目前的招標(biāo)文件進(jìn)一步模塊化，形成固定約定、客觀應(yīng)答和主觀應(yīng)答三個部分。固定約定和客觀應(yīng)答部分，如同考試的機(jī)讀卡閱卷一樣，自動判定結(jié)果。主觀應(yīng)答部分，可借助計算機(jī)和人工智能的邏輯分析能力輔助評判，此舉不但提高了評委等參與各方的質(zhì)效，還可以輔助解決評委專業(yè)知識不足等問題。
3.為投標(biāo)人提供投標(biāo)智能支持
就目前來看，有些投標(biāo)人會因標(biāo)書制作人員因疏漏、粗心等原因，導(dǎo)致投標(biāo)文件無法滿足招標(biāo)文件實質(zhì)性條款而被否決掉。通過配置信息化工具，可以方便地實現(xiàn)信息精確獲??；針對投標(biāo)應(yīng)答，在工具的輔助下，完全可以實現(xiàn)投標(biāo)應(yīng)答的配對檢索，減少甚至消滅人為失誤，杜絕因此情形其投標(biāo)被否決的情況。此外，智能化時代對信息和數(shù)據(jù)的分析，甚至可以為投標(biāo)人提供中標(biāo)概率參考，為投標(biāo)提供智能化支持。
4.為招標(biāo)投標(biāo)各方提供信息共享共用的平臺
信息的共享共用，不但可以提高招標(biāo)行業(yè)人力及軟硬件資源的利用效率，而且對于目前存在的各類投標(biāo)造假、圍標(biāo)串標(biāo)等行為也將起到抑制作用。目前國家已開放了“全國建筑市場監(jiān)管公共服務(wù)平臺”“企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”及“全國增值稅查詢平臺”等平臺供公眾使用，各單位的資質(zhì)情況、信用情況以及業(yè)績情況等，都可以通過信息的共享共用得到客觀證實。
通過配置信息化工具，建立公用接口實時獲取并根據(jù)需求推送相關(guān)信息，進(jìn)一步提升信息的共享共用效率。在部分電子交易平臺沒有完全開放對外數(shù)據(jù)共享接口的情況下，可以按需通過與內(nèi)部工具實現(xiàn)一對一匹配獲取信息。當(dāng)投標(biāo)應(yīng)答與實際不符時，系統(tǒng)自動報警并提示；對于不誠信投標(biāo)人的處罰，也可作為共享共用的信息，經(jīng)審核后上傳至云數(shù)據(jù)庫并運用到以后的招標(biāo)投標(biāo)活動中。
在智能化趨勢下，隨著人工智能的飛速發(fā)展，龐大的數(shù)據(jù)積累到一定程度，智能系統(tǒng)通過不斷自我學(xué)習(xí)完善，終將具備類似人腦的思維。通過智能分析，可將招標(biāo)人的需求，甚至是招標(biāo)項目的實際所需，和市場情況作出智能匹配。而人所要做的工作，可能僅僅是確認(rèn)結(jié)果。
三 推行電子招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱的建議
電子招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱整合招標(biāo)日常業(yè)務(wù)管理相關(guān)的一系列工具，其定位為電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺的輔助工具。也就是說，交易平臺沒有覆蓋到的一些業(yè)務(wù)管理應(yīng)用模塊，可由招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱進(jìn)行補(bǔ)充完善。經(jīng)過了前文的應(yīng)用場景分析，本文建議推行的招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱將包含九大基本工具。
1.招標(biāo)前期咨詢工具
招標(biāo)前期咨詢工具可以快速準(zhǔn)確地將項目需求形成招標(biāo)需求，并記錄在工具所附帶的數(shù)據(jù)庫中。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)借助咨詢工具的實時溝通記錄功能，提取數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了解招標(biāo)人需求并進(jìn)一步與招標(biāo)人取得聯(lián)系，輔助招標(biāo)人進(jìn)行相關(guān)資料的查詢，并給招標(biāo)人反饋合理化的建議。
2.招標(biāo)方案生成工具
招標(biāo)方案生成工具可以便捷共享招標(biāo)項目信息，為招標(biāo)策劃提供技術(shù)支撐并通過模板的編輯選擇，設(shè)置項目相關(guān)的關(guān)鍵信息，形成招標(biāo)方案一鍵生成。
3.招標(biāo)文件生成工具
招標(biāo)文件生成工具可以快速地識別招標(biāo)方案的技術(shù)參數(shù)要求，按照商務(wù)、技術(shù)的不同專業(yè)要求，分章節(jié)分職能協(xié)同檢查確認(rèn)，為招標(biāo)人準(zhǔn)確地生成招標(biāo)文件，并對關(guān)鍵評審條款信息進(jìn)行格式化存儲，同時固化專用表單，例如開標(biāo)一覽表，分項報價表等，為投標(biāo)文件的生成提供信息支撐。
招標(biāo)文件生成工具可分別對招標(biāo)文件中的變量和招標(biāo)文件模板進(jìn)行管理，支持招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件按照章節(jié)進(jìn)行編輯。
招標(biāo)文件生成工具引用的專用表單和評審條款，支持按照不同分類規(guī)則建立專業(yè)信息庫。專用表單可由業(yè)務(wù)人員靈活自定義，支持按照分類選擇專用表單組。評審節(jié)點及評審細(xì)則由業(yè)務(wù)人員自由組合選擇，覆蓋綜合評估法和經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法等多種評審方法。招標(biāo)文件生成工具可引用歷史類似項目的專用表單和評審條款，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)用，提升采購人員檢查生成招標(biāo)文件的速度。
4.投標(biāo)工具
投標(biāo)工具可以及時準(zhǔn)確獲取有效的招標(biāo)文件信息，通過投標(biāo)工具軟件快速地編制投標(biāo)文件，對可結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)化的內(nèi)容進(jìn)行離線專用表單填寫，并在編制時與招標(biāo)文件的各條款相關(guān)聯(lián)，準(zhǔn)確響應(yīng)招標(biāo)文件要求。同時通過軟件的智能糾錯功能，及時發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件中的缺漏項等錯誤，提高投標(biāo)文件的質(zhì)量。
投標(biāo)工具滿足對投標(biāo)文件有效性、安全性的要求，同時考慮文件的專業(yè)性，支持對投標(biāo)文件按照商務(wù)、技術(shù)、價格等不同章節(jié)進(jìn)行專業(yè)化編輯。投標(biāo)人借助CA對投標(biāo)文件進(jìn)行單頁或多頁電子簽章，保障投標(biāo)文件的合法有效；投標(biāo)人對已關(guān)聯(lián)的投標(biāo)文件進(jìn)行離線加密，保障投標(biāo)文件的安全性。
5.評標(biāo)工具
評標(biāo)工具滿足智能輔助評審的要求，借助技術(shù)手段精準(zhǔn)查找與招標(biāo)文件要求相對應(yīng)的投標(biāo)文件，快速對比，精準(zhǔn)打分，并自動按照設(shè)定的價格評分公式進(jìn)行計算。評標(biāo)工具具備對工程量清單一鍵清標(biāo)的功能，能準(zhǔn)確識別清單中的填報錯誤、缺項漏項、不平衡報價等。評標(biāo)工具應(yīng)結(jié)合其他信息，如投標(biāo)人投標(biāo)機(jī)器碼信息、投標(biāo)人投標(biāo)文件信息，進(jìn)行輔助圍標(biāo)串標(biāo)分析檢測，提供文本相似程度、法人關(guān)聯(lián)關(guān)系等內(nèi)容，輔助專家進(jìn)行圍標(biāo)、串標(biāo)評判。評標(biāo)工具按照評審規(guī)則進(jìn)行評分匯總，自動排名，進(jìn)行中標(biāo)候選人推薦。內(nèi)置的評審報告模板生成評標(biāo)報告，評審專家借助CA或手寫板進(jìn)行簽字確認(rèn)。評標(biāo)工具支持遠(yuǎn)程異地分散評標(biāo)模式，借助技術(shù)手段開展評審專家的抽取和身份認(rèn)證，保障評審過程得以有效監(jiān)督，支持對評審結(jié)果遠(yuǎn)程確認(rèn)，從而保障遠(yuǎn)程異地評標(biāo)的有序開展。
6.監(jiān)督工具
監(jiān)督工具包括對招標(biāo)采購全過程的監(jiān)督、重點環(huán)節(jié)監(jiān)督（組建評委會、開標(biāo)、評標(biāo)等）、歸檔材料調(diào)閱查詢、異議投訴處理監(jiān)督等。監(jiān)督人員可對按系統(tǒng)模板生成的監(jiān)督報告進(jìn)行簽名確認(rèn)。監(jiān)督人員可對招標(biāo)項目進(jìn)行事后評價，招標(biāo)項目后評價項目根據(jù)評價情況出具后評價報告，通過分析后評價報告出具相應(yīng)改進(jìn)意見或建議，為后續(xù)其他項目提供支撐，做到招標(biāo)采購規(guī)范合規(guī)的良性循環(huán)。監(jiān)督工具將結(jié)合內(nèi)置的監(jiān)督事項節(jié)點，提前預(yù)警，對發(fā)生的監(jiān)督事項列入異常信息庫中，監(jiān)督人員可進(jìn)行查詢調(diào)閱。
監(jiān)督工具將借助智能攝像頭監(jiān)控應(yīng)用程序，涵蓋以下功能。
一是評標(biāo)視頻智能歸檔。在評標(biāo)日當(dāng)日，自動獲取開標(biāo)室、評標(biāo)室、開評標(biāo)時間及項目信息后，自動開始和終止錄像，以任務(wù)方式建立項目視頻檔案。視頻檔案與其他檔案分別存儲，統(tǒng)一調(diào)閱查詢。
二是評標(biāo)現(xiàn)場實時監(jiān)控。監(jiān)督工具引入模式識別算法，通過畫面行為和聲音判斷評標(biāo)現(xiàn)場是否存在違法違規(guī)行為，并給予警告聲提示。
7.招標(biāo)資料查詢工具
招標(biāo)資料庫分為5個小資源庫，分別是：①法律法規(guī)、規(guī)章制度資源庫（國家省、市、自治區(qū)的招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)，招標(biāo)人所在單位招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)制度、招標(biāo)實施部門內(nèi)部管理辦法、業(yè)務(wù)操作手冊等）；②招標(biāo)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；③案例庫（匯集各類招標(biāo)案例和相關(guān)論文等）；④相關(guān)招標(biāo)專業(yè)培訓(xùn)題庫；⑤招標(biāo)培訓(xùn)課件。
8.虛擬場景工具
虛擬場景工具提供遠(yuǎn)程虛擬開評標(biāo)模式，利用三維虛擬大廳，高度還原現(xiàn)場開評標(biāo)場景，提升用戶體驗。工具支持主持人、監(jiān)督人、投標(biāo)人多方協(xié)同開標(biāo)，支持主持人、監(jiān)督人、業(yè)主代表、評委專家多方協(xié)同評標(biāo)。各角色人員遠(yuǎn)程登錄工具后，自動完成簽到工作。主持人宣布開標(biāo)后，投標(biāo)人利用CA自主解密或備用密碼信封解密，主持人下發(fā)開標(biāo)一覽表后，投標(biāo)人進(jìn)行簽名確認(rèn)；主持人宣布評標(biāo)后，自動開始各項評標(biāo)流程。監(jiān)督人員全程見證，有效監(jiān)督。
9.信息共享分析工具
信息共享分析工具采集相關(guān)平臺的數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)比對、數(shù)據(jù)入庫和數(shù)據(jù)反饋等數(shù)據(jù)處理流程后，對有用數(shù)據(jù)進(jìn)行共享和大數(shù)據(jù)分析，從而給招標(biāo)投標(biāo)各方提供各自所需信息。
通過使用上述信息化工具，將基本實現(xiàn)招標(biāo)項目的電子全過程管理。招標(biāo)業(yè)務(wù)工具箱，以信息化管理手段全力支撐采購招標(biāo)業(yè)務(wù)“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為招標(biāo)采購決策提供支撐，為招標(biāo)人、投標(biāo)人、評委、監(jiān)督部門、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和管理部門等各相關(guān)方提供準(zhǔn)確、便捷、高效的數(shù)據(jù)信息服務(wù)，切實有效地提高了招標(biāo)的管理規(guī)范化、流程可視化、實施標(biāo)準(zhǔn)化、運行智能化水平。
作者：羅偉銘 廖 薇 陳柯屹
作者單位：中國石油物資有限公司西南分公司
來源：《招標(biāo)采購管理》2022年第6期
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