流程一般會分為兩類:業(yè)務流程與審批流程。
業(yè)務流程:為達到特定的價值目標而由不同的人共同完成的一系列活動?;顒又g不僅有嚴格的先后順序限定,而且活動的內容、方式、責任等也都必須有明確的安排和界定。主要目的是為了使不同活動在不同崗位角色之間進行轉手交接成為可能。
審批流程:審批流程是一種特殊的業(yè)務流程,主要包括假期、費用預算、發(fā)票、營銷計劃等一系列項目,是一個包含不同級別審批的標準工作流程,主要目的是為了擁有各級權限的人更好的下達命令。
1、如何設計一個流程?
首先應該區(qū)分流程是業(yè)務流程還是審批流程,重點不同。要解決這個問題,業(yè)務流程需要幾個步驟,這些步驟的順序是什么,需要哪些部門配合,每個部門的工作內容是什么,部門之間的職責如何劃分等等。
審批過程應該注重在做事情的過程中涉及到的每個人的權利,重點是權限的劃分。
我們在日常工作中遇到的流程基本上是業(yè)務流程和審批流程的混合,差別在于業(yè)務多一點兒還是審批多一點兒。
2、如何進行流程化?
搞個流程出來不難,難就難在要持續(xù)不斷地對流程進行優(yōu)化。
流程優(yōu)化方法一:流程模板化、模板公開化。
所謂流程模板化、模板公開化就是要把承載流程的文件資料等搞成一個模板,這個模板還要通過不同的形式廣而告之,讓大家比較容易獲得。
信息化軟件在這方面的作用已經得到公認,比如OA、ERP、WMS等,這些軟件的主要作用就是形成內容認可的流程模板,然后用軟件的形式固化下來。
流程優(yōu)化方法二:刪除、合并、簡化、重組
業(yè)務流程優(yōu)化過程中重點考慮任務分解是否合適,各相關部門的操作是否合理、是否有必要,各部門之間的責權利是否切割清楚。
比如:辦公用品的發(fā)放流程,原來要經過庫房清點數量,入庫,然后出庫給行政,按照需求申請單發(fā)放下去?,F在我們考慮一下是否有必要必須經過庫房,能否可以直接由行政人員簽收后直接發(fā)放下去,再由行政人員去辦理出入庫手續(xù)。
審批流程的優(yōu)化重點要考慮是否進行了合理的授權。流程優(yōu)化的過程中,可以借助一些工具,幫助我們更好地進行這項工作。
制度優(yōu)先還是流程優(yōu)先取決于外部環(huán)境。制度和流程相互依賴,扮演著不同的角色:制度起著指導作用,流程用于實際操作。任何制度和流程都需要不斷地優(yōu)化和改進,雖然不完美,但一切都可以隨時調整。
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